FOCONIS - Mailzentrale

Die FOCONIS - Mailzentrale ist eine Möglichkeit, die Flut an überflüssigen, hausin- und -externen E-Mails in den Griff zu bekommen und aufwändige Doppelbearbeitung in Zukunft zu vermieden - die gefragte Alternative zu unübersichtlichen Abteilungsbriefkästen.

Das Ziel ist ganz einfach: Schluss mit der unnötigen Mailflut, der Serverbelastung durch doppelt und dreifach vorhandene Dateianhänge und der ewigen Hin- und Hersenderei von Vorgängen, die auch nach Stunden keinen Zuständigen finden.
Die Lösung ist noch viel einfacher: Die FOCONIS - Mailzentrale übernimmt die Bearbeitung von externen Anfragen per E-Mail oder Fax (sofern Fax/Mail Gateway vorhanden) und erleichtert Mitarbeitern, einen hohen Servicestandard zu halten.

„Ihr Anliegen ist uns wichtig!“ - sorgen Sie dafür, dass dieser Satz ab sofort wieder zur Regel wird und Ihre Kunden umgehend eine qualifizierte Antwort erhalten. Ihre Antwort an die Kunden, „Vielen Dank für Ihre Anfrage, wir werden uns kurzfristig bei Ihnen melden.“, hilft dem Kunden nicht weiter, wenn E-Mails unbearbeitet liegen bleiben.
Die Weiterleitung wichtiger E-Mails und Anfragen an eine Abteilung oder den Kollegen, der evlt. dringend darauf wartet, wird oft vergessen und einen Bearbeitungsstand kann niemand mehr verfolgen, ohne teils abteilungsübergreifend Rücksprache halten zu müssen. Und was, wenn der entsprechende Kollege krank oder im Urlaub ist? Sprechen Sie doch einfach mal einen Kollegen an, wann er die letzte Anfrage zum Thema "XY" bekommen hat und wer diese beantwortet hat. Allein die Antwort auf die erste Frage wird teure Recherchezeit in Anspruch nehmen, und wenn dann plötzlich auffällt, dass die Anfrage womöglich ganz und gar untergegangen ist, ...!

Die optimale Lösung, nicht nur für diese Probleme, bietet die FOCONIS - Mailzentrale, und nach so vielen Unterstellungen möchten Sie natürlich wissen, was diese offensichtliche Werbemail und gerade unsere Anwendung für Ihr Unternehmen tun können. Lesen Sie einfach selbst und urteilen Sie, ob die FOCONIS - Mailzentrale sich für Ihr Unternehmen eignet...

Diese Anwendung ist sowohl als Einzellösung zum Listenpreis, als auch als Bestandteil des FOCONIS-Systems zum attraktiven Paketpreis erhältlich. Im FOCONIS-System sind 15 weitere Anwendungen enthalten. Informieren Sie sich gern bei unserem Vertriebsteam in Köln oder Aidenbach.

Die wichtigsten Features zusammengefasst:

• zentrale, übersichtliche Sammlung aller eingehenden Anfragen, Faxe, Mails etc.
• automatisierte Ermittlung des zuständigen Empfängers durch zuverlässige, detailspezifische und erweiterbare Ermittlungsstrategien
• Zuständige Mitarbeiter werden umgehend nach Erhalt informiert und auf die Bearbeitung hingewiesen.
• Überwachung der Bearbeitungszeiten: Ihr persönlich definierter Service-Level wird durch Fristen, Bearbeitungshinweise und Erinnerungsnachrichten eingehalten.
• Die manuelle Sichtung und Verteilung von Mails (z.B. „info@...“) entfällt komplett, ohne dass die Mails und Anfragen über diese Kanäle verloren gehen oder nicht bearbeitet werden.
• Definition temporärer (Zeitspanne wählbar) oder permanenter (bis auf manuellen Widerruf) Weiterleitungen innerhalb der Mailzentrale möglich (z.B. bei Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeiters)
• Alle eingehenden Mails in nur einer Anwendung zu verwalten spart Zeit, Geld und Speicherplatz in den Mitarbeiter-Mailkonten (da auch interne Weiterleitungen und unnötige Kopien von Mailanhängen entfallen)
• maximale Einschränkung des privaten E-Mail-Verkehrs
• Zugriffsschutz auf Gruppen- oder Mitarbeiterebene auf Basis des Adressindexes (für vertrauliche oder kompetenzgebundene Daten)
• geringer Administrationsaufwand durch automatischen Abgleich des hinterlegten Adressindexes mit dem zentralen Notes-Adressbuch
• Die FOCONIS-Mailzentrale kann MailIn-Datenbanken ersetzen und auch diese Sonder-Mailadressen (z.B. vertrieb@..., support@..., edv@...) zentral verarbeiten.
• Ernennung von Gruppenleitern

Was ändert sich durch den Einsatz der FOCONIS-Mailzentrale für Ihre Mitarbeiter? Im Folgenden beschreiben wir, welche Funktionen und welcher Nutzen Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen:

• Trotz aufwändiger, technologisch anspruchsvoller Entwicklung, ist die Anwendung extrem simpel zu bedienen und selbsterklärend aufgebaut, damit auch allgemein der Technik eher ferne Mitarbeiter keine Mühe im Betriebsalltag haben.
• erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung jeglicher E-Mails
• Übernahmemöglichkeit von Vorgängen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter
• Dokumentations-, Notiz- und Zusatzinformationsfelder (schafft Klarheit bei der Übergabe von Vorgängen für den Übernehmenden)
• Notizfunktion kann auch angewandt werden, wenn ein Vorgang beim Mitarbeiter nicht in Bearbeitung ist (z.B. Hilfsnotiz für den Kollegen: „Fehlende Unterlagen, auf die Frau Müller wartet“)
• Wiedervorlagesystem: Der Mitarbeiter kann eine Mail nicht direkt bearbeiten? Kein Problem, einfach ein Datum in der Zukunft wählen und am Morgen des Wiedervorlagedatums ist der Vorgang wieder auf dem Bildschirm.
• Übergabe an eine andere Gruppe/Abteilung oder einen anderen Mitarbeiter möglich (Übergeben / Delegieren)
• Mit der FOCONIS-Mailzentrale muss das eigene Mailkonto nicht benutzt werden, denn über den Button „Antworten“ öffnet sich eine Antwortmail innerhalb der Mailzentrale und wird nach dem Senden im Vorgang hinterlegt.
• Hinweismails an Kollegen möglich, um auf dem Laufenden gehalten zu werden
• Volldokumentation aller Aktionen (Delegationen, Antwortmails, Rückfragen, Wiedervorlagen etc.) werden im Vorgangsdokument dokumentiert, so dass jederzeit alle Schritte nachvollziehbar sind (spart die manuelle Nachschau im eigenen Mailordner „gesendete“).
• Funktion für Gruppenleiter: über das so genannte Eskalations-Veto deaktiviert der Gruppenleiter die zeitliche Überwachung eines Bearbeitungszeitraums (z.B. bei unwichtigen oder zeitlich nicht relevanten Nachrichten/Anfragen/E-Mails)

Interesse? Dann rufen Sie uns an oder senden Sie uns einfach eine E-Mail, über die uns unsere eigene FOCONIS-Mailzentrale in Windeseile informieren wird, so dass Ihre Anfrage zeitnah beantwortet wird.